Devi sapere che la to do list è un ottimo modo per tenere traccia dei compiti da fare e in sospeso, ma possono essere poco motivanti. Spesso queste liste finiscono per essere troppo lunghe, troppo corte, troppo vaghe, troppo confuse, troppo impegnative, o addirittura troppo meticolosamente pianificate.
Sembra banale fare una to-do-list, ma ti assicuro che non lo è, ecco perché in questo articolo troverai alcuni trucchi, tecniche e consigli per fare una lista delle cose molto efficace e proficua.
Che cos’è esattamente una to do list?
Una TO DO LIST è un elenco di compiti o di elementi da portare a termine in un periodo di tempo specifico, ad esempio un giorno, una settimana o anche una parte della giornata. Questi elenchi hanno spesso compiti gestibili e aiutano le persone a essere più produttive e a evitare la procrastinazione, quindi è sicuramente una tra le buone abitudini da avere!
Le to do list spesso hanno 2 formati:
- i compiti importanti sono in cima e quelli meno importanti in fondo,
- oppure l’elenco può essere strutturato con compiti allineati in modo da essere facilmente gestibili e più impegnativi. In questo modo è più facile fissare dei promemoria e rimanere organizzati.
La miglior cosa da fare comunque è che le voci importanti dell’elenco siano all’inizio, mentre quelle meno importanti possono stare in fondo. Avere un elenco di cose da fare significa avere tutti i compiti e le scadenze importanti in un unico posto, in modo che sia più facile gestirle.
Ci sono molte cose che possono essere inserite in una lista di cose da fare. La prima cosa da fare è stabilire quale sia l’obiettivo della lista.
Alcune liste di cose da fare possono essere: liste della spesa, gestione dei progetti, altre possono essere scadenze, obiettivi di sviluppo personale, ecc. Si possono anche memorizzare in diversi formati, dai promemoria di Google Calendar ai fogli di calcolo e a Google Tasks o un semplice pezzo di carta scarabocchiato a caso.
Come fare una to do list efficace
Avere una to do list non è sufficiente, deve essere efficace e aiutarti veramente a essere più produttivo e a rimanere organizzato.
Una buona lista di cose da fare ha i seguenti elementi:
- compiti facilmente realizzabili
- Descrizioni dettagliate dei compiti
- Pianificazione adeguata
- Flessibilità per eventuali ritardi
- Distinzione tra obiettivi e traguardi
In questo modo è facile portare a termine i compiti senza essere sopraffatti. L’essere sopraffatti può indurre a procrastinare e l’idea stessa di una to-do-list è quella di far sembrare le attività realizzabili, non soffocanti.
Al contrario, una cattiva to do list presenta compiti ambigui, senza dettagli o scadenze, con una formulazione onerosa e senza un’adeguata distinzione tra obiettivi e mete.
Ad esempio, una pessima to do list contiene compiti come “metti ordine nella tua vita”, “smetti di dormire fino a tardi” e “proponi al più presto tre idee per un progetto”. Questi titoli non inducono la speranza o la volontà di portare a termine il compito.
Utilizzate invece titoli come “rifare il letto per migliorare la disciplina”, “provare a dormire un’ora prima stanotte” o “scrivere i tuoi pensieri su come realizzare quel progetto”.
10 consigli per una to do list perfetta
Non so se pensi che scrivere una list to do sia facile ma con questi 10 consigli lo sarà di sicuro.
1 – Scegli la forma
Le to do list sono di tutte le forme e dimensioni, quindi dipende tutto da ciò che funziona per te o come vai meglio a tenerle/gestirle.
Devi sapere che secondo alcune ricerche, scrivere le informazioni a mano aiuta a ricordarle meglio, ma se hai preso in mano una penna l’ultima volta 5 anni fa, non temere: Esiste una vasta gamma di applicazioni digitali che possono aiutarti a creare elenchi personali di cose da fare.
Un po’ come per la creazione di una vision board, per alcuni l’aggiunta di colori diversi per i diversi tipi di compiti può aiutare a mantenere la routine. Altri scelgono la strada della lavagna bianca o della lavagna di sughero.
Comunque qualunque sia la tua scelta, assicurati che la list to do assuma una forma gradevole sia ai tuoi occhi e soprattutto alla tua mente.
Qui puoi scaricare un pdf da stampare o da compilare
2 – Fai più to-do-list
Perché avere una lista quando puoi averne, più di una?
Realizza diversi elenchi di cose da fare. Tenendo presente quanto segue:
Un elenco principale. Questa lista definisce i tuoi obiettivi a lungo termine. Se devi pulire l’armadio, se vuoi iscriverti a un corso di lingua o se devi traslocare, annota tutto sulla to do list principale.
Un elenco di progetti settimanali. Questa dovrebbe contenere tutto ciò che deve essere realizzato nei prossimi 7 giorni. Magari devi capire quale lingua imparare, guardare un corso che ti consigliamo su come potenziare la memoria o in quale zona iniziare la ricerca di un appartamento. Inseriscilo qui.
Un elenco di compiti prioritari. Questa lista contiene i compiti che devono essere svolti al più presto: Chiamare la zia per il suo compleanno, ritirare i panni in lavanderia o finire quella relazione per il lavoro di domani.
Ogni giorno, verifica quali voci dell’elenco principale e dell’elenco dei progetti settimanali devono essere spostate nell’elenco prioritario. Scoprirai che le cose più importanti dell’elenco principale inizieranno a svolgere un ruolo più attivo nella tua giornata.
3 – Scrivi compiti, non obiettivi
Dovresti avere elenchi separati per i le cose da fare e per i tuoi obiettivi. L’idea è di non inserire gli obiettivi nell’elenco delle attività.
Mentre i compiti possono aiutarti a raggiungere un obiettivo, gli obiettivi sono desideri più grandi e non qualcosa che puoi raggiungere nel corso della giornata. Ad esempio, “imparare a parlare tedesco” è un obiettivo; tuttavia, puoi trasformarlo in un compito dicendo “leggere contenuti tedeschi per 20 minuti” o “guardare un film in tedesco”.
4 – Mantieni brevi gli elenchi di cose da fare
Breve significa scansionabile, nel senso che si può dare un’occhiata veloce all’elenco e sapere cosa si deve fare. Per fare questo è necessario concentrarsi sulle parole chiave di compiti specifici e non trascinarli.
Ad esempio: se il tuo garage è in disordine e vuoi pulirlo. Invece di scrivere una lunga frase, falla breve e scrivi qualcosa come “pulire il garage per 30 minuti” o semplicemente “pulire il garage”.
Con questa strategia, si spende meno tempo a scrivere l’attività quando si fa l’elenco delle cose da fare. Inoltre, ci si affida alle parole chiave per far sì che la mente ricordi i dettagli specifici di quel compito.
5 – Mantieni la semplicità
Non c’è niente di più paralizzante di una lista di cose da fare lunga un chilometro. Più una lista di cose da fare diventa lunga, più è difficile motivarsi.
E ti sorprenderai di quanto sia difficile portare a termine molte cose in 24 ore. La vita ha l’abitudine di appostarsi alle vostre spalle e di intralciare il vostro cammino. Un trucco per mantenere una lista di compiti prioritari è quello di fare una lista di cose che vuoi fare oggi e tagliarne la metà.
Non dovrebbero rimanere più di 10 cose. Il resto può andare nell’elenco dei progetti settimanali o nell’elenco principale.
6 – Metti le cose più importanti in cima
Inizia la to do list con almeno 2 cose che devono assolutamente essere fatte oggi, per essere sicuro/a di non finire a passare l’aspirapolvere invece di finire la relazione di un progetto che deve essere consegnata il giorno dopo. Anche se il resto dell’elenco non viene portato a termine, le cose veramente importanti SI.
7 – Metodo delle 3 cose
Inizia ogni giornata (o alla fine della giornata lavorativa) scegliendo da 1 a 3 compiti su cui concentrarti quel giorno (potresti aiutarti con la tecnica del pomodoro). Questi sono i compiti più importanti e non dovresti lavorare su nient’altro finché non sono stati completati.
8 – Metodo 1-3-9
1-3-9 – All’inizio di ogni giornata lavorativa, scegli 13 cose su cui concentrarti quel giorno: un compito ad alta priorità, 3 compiti a media priorità e 9 compiti a bassa priorità. Completa prima il compito ad alta priorità, poi quelli a media priorità e infine quelli a bassa priorità.
A seconda dell’entità delle cose da fare, è possibile completare questi esercizi all’inizio di ogni giornata o all’inizio di ogni settimana. Se le cose da fare richiedono solo poche ore per essere completate, la frequenza giornaliera dovrebbe andare bene.
Se invece si tratta di attività che richiedono più giorni, è consigliabile pianificare e definire le priorità settimanalmente.
9 – Iniziare con calma
“Rifare il letto”, “lavare i piatti della colazione” e “fare la doccia” sono tutti buoni esempi. Cancellare le cose di routine ti aiuterà ad iniziare la giornata in modo super-produttivo.
E’ un po’ come per il riscaldamento prima di iniziare con il sollevamento pesi, allo stesso modo, dare un po’ di slancio alla produttività con qualche corsa a vuoto può prepararti a raggiungere il massimo degli obiettivi.
10 – Aggiungi cose strada facendo
Un’altra strategia consiste nell’assegnarsi dei compiti anche quando si sta lavorando ad altro. Questo può aiutare le persone che hanno difficoltà a pensare a cosa concentrarsi dopo.
È come quando si sente qualcosa di interessante e lo si annota. È una cosa saggia da fare, perché ti risparmia il fastidio di doverti soffermare su quell’idea invece di concentrarti sul compito da svolgere.
Software e app che ti possono aiutare nella to do list
Sebbene l’uso di un elenco cartaceo sia un modo semplice per iniziare, gli approcci basati su software possono essere più efficienti.
Questi programmi infatti ti possono ricordare gli eventi o i compiti in scadenza, possono essere sincronizzati con il tuo smartphone o l’ e-mail e possono essere condivisi con altri membri del tuo team, se stai collaborando a un progetto.
Esistono molti programmi di gestione del tempo. A livello semplice, si può usare:
- MSWord o MSExcel per gestire gli elenchi. Alcune versioni di Microsoft Outlook e altri servizi di posta elettronica come Gmail™ hanno elenchi di attività come funzionalità standard.
- Remember the Milk è un altro popolare strumento di gestione delle attività online che si sincronizza con il tuo smartphone.
- Altri servizi simili sono Todoist e Toodledo e Microsoft To-Do List.
Uno dei maggiori vantaggi che si ha dall’utilizzo di un software per la gestione dell’elenco è la possibilità di aggiornarlo facilmente. Ad esempio, invece di cancellare le attività e riscrivere l’elenco ogni giorno, il software consente di spostare e dare priorità alle attività in modo rapido.
Ricorda che tutti noi pensiamo, pianifichiamo e lavoriamo in modo diverso. Un programma che funziona bene per qualcuno potrebbe non funzionare bene per te, semplicemente perché impari e pensate in modo diverso. Per questo motivo è utile ricercare e provare diversi modi di compilare l’elenco prima di scegliere un unico sistema.
Se hai ancora qualche difficoltà nel portare a termine i compiti quotidiani della tua to do list, assicurati di analizzare i motivi per cui ciò è accaduto. Se non altro, non rimproverarti per non aver portato a termine la lista.
Ci vuole un po’ di pratica per creare un’ottima to do list. Tuttavia, una volta che avri imparato a mettere insieme tutti i pezzi, le cose andranno molto meglio e sari complessivamente molto ma molto più produttivo/a.
